13 december 2018 | Blog, Ondernemersfonds Utrecht

Blog Alan Grommers: Balanceren met transparantie



  • Foto: Beeldboot

Vanaf dag één heeft transparantie bij het Ondernemersfonds hoog in het vaandel gestaan.  De praktische uitwerking daarvan was -zeker aan het begin- nog wel ingewikkeld. Mijn voorganger Kjeld Vosjan moest een vliegende start maken en er werd lustig op los gepionierd. Ook bij de gemeente was het nog even zoeken. Het duurde dan ook een poosje voordat het geld daadwerkelijk op de rekening stond. Voor de administratie was men grotendeels afhankelijk van de boekhouder. Uitzoeken hoeveel budget er nog was voor een bepaald gebied betekende een telefoontje naar laatstgenoemde.

Klipfolio

Een belangrijke stap voorwaarts werd gezet in 2015 toen de gedigitaliseerde backoffice werd ingericht. Deze maakte het ook mogelijk om met een ‘Business Intelligence Tool’ directe inzage te geven in de trekkingsrechten. De keuze viel op Klipfolio. Het resultaat? Meer transparantie én kleurrijke grafiekjes (jeej!). In de loop van de tijd werd Klipfolio voor veel mensen een onmisbare tool om budgetten bij te houden en projecten te begroten. Iedereen kreeg inzage in Klipfolio. Als OfU hadden wij immers niets te verbergen. Via Klipfolio kreeg iedereen die daar belangstelling voor had te zien welke budgetten beschikbaar waren in alle verschillende gebieden.

De andere kant van de medaille is natuurlijk dat wijd verspreide, algemene login codes ook volop door ingehuurde krachten werden benut werden en soms ook voor acquisitiedoeleinden. Over het algemeen leverde dat geen problemen op. Veel organisaties in het (semi) publieke domein hebben jaarrekeningen, begrotingen e.d. op de website staan.

Openheid versus integriteit

Onze werkwijze wilde, zo blijkt nu, ook nog wel eens voor ongemakkelijke situaties zorgen. Soms wordt er op een onhandige manier met de informatie omgesprongen. . Bestuurders van verenigingen/trekkingsgebieden geven aan dat sommige dienstverleners bij het opstellen van offertes wel heel erg goed naar de beschikbare budgetten lijken te kijken. Wij zijn van mening dat dit veel zegt over de kwaliteit, integriteit en betrouwbaarheid van de bewuste dienstverlener en raden dan ook aan om dit mee te nemen bij de beoordeling van de offerte. We kunnen ons echter ook goed voorstellen dat het niet altijd heel duidelijk is hoe men tot een bepaalde prijs is gekomen en dat het tot vervelende of ongemakkelijke situaties kan leiden. Tegelijkertijd willen we ondernemers/belanghebbenden die zelf bijdragen aan het Ondernemersfonds zoveel mogelijk openheid van zaken blijven geven.

We worden dus geconfronteerd met een ingewikkelde balanceeract tussen de transparantie waar we zo om gewaardeerd worden enerzijds, en de noodzaak om een eerlijk speelveld te borgen voor trekkingsgerechtigden als ‘opdrachtgevers’.

Aparte inlogs

We hebben besloten om de volgende maatregelen te nemen;

  1. Het wachtwoord voor Klipfolio is veranderd en wordt vanaf nu alleen verstrekt aan trekkingsgerechtigden. We zullen de codes vanaf nu ook iedere twee maanden aanpassen. Trekkingsgerechtigden mogen zelf bepalen met wie zij deze codes vervolgens willen delen.
  2. Op de langere termijn willen wij werken naar twee soorten dashboards met aparte inlogcodes. Een ‘publiek toegankelijke’ versie met beperkte informatie over alle gebieden en aparte dashboards per gebied welke enkel toegankelijk zijn voor trekkingsgerechtigden. In twee gebieden worden voorzichtig de eerste stappen genomen richting deze werkwijze. Zij gaan daarvoor zelf een overeenkomst aan met onze dienstverlener.

Andere maatregelen die wij hebben gepland hebben betrekking op het bevorderen van kennisuitwisseling en verdere professionalisering van de collectieven.

Op naar de toekomst

Terwijl ik dit schrijf komt het einde van dit jaar snel dichterbij. 2018 is voor OfU nu al een ongekend succesvol jaar. We draaien op volle toeren en de mooie initiatieven vliegen ons om de oren. Achter de schermen werken wij door om te zorgen dat ook onze dienstverlening aansluit op jullie hoge ambities en verwachtingen. We gaan in één moeite door naar 2019 en verder…