23 mei 2017 | Blog, Ondernemersfonds Utrecht

Blog Alan Grommers

In 5 stappen naar een succesvolle aanvraag

  • aanvraag ondernemersfonds utrecht

Ik word bijna dagelijks benaderd door mensen die zich afvragen wat ze moeten doen om in aanmerking te komen voor een OfU-bijdrage. Soms ontvangen we een ‘aanvraag’ in de vorm van een e-mail van vier regels. Soms ontvangen we complete projectplannen met risico-inventarisaties en dekkingsplannen.

Beide slaan de plank mis. Een aanvraag indienen bij het OfU is volgens mij naar ieders standaard eenvoudig, maar er zijn wel wat stappen die je moet doorlopen. Zie hier in elk geval vijf aandachtspunten voor een succesvolle aanvraag:

  1. Verzin een goed idee voor jouw gebied
  2. Onderzoek of er draagvlak is voor jouw idee
  3. Zoek contact met de trekkingsgerechtigde
  4. Dien je aanvraag in via onze website
  5. Je ontvangt de toekenning met daarop de gegevens voor facturering

Stap 1: Verzin een goed idee voor jouw gebied

Het begint allemaal met een goed idee. Het Ondernemersfonds is er voor collectieve projecten. Dat wil zeggen, projecten waar meerdere mensen in jouw trekkingsgebied samen wat mee opschieten. Let op: het is dus geen voorwaarde dat iedere bijdrager aan het ondernemersfonds binnen een trekkingsgebied er iets mee opschiet. Hoewel dat natuurlijk een mooi streven is, is het in de praktijk vaak niet realistisch.
Het Ondernemersfonds is er voor economische projecten. Dat mag je best heel breed interpreteren. Puur maatschappelijke, of bewonersinitiatieven zijn niet per definitie uitgesloten. Wel is het belangrijk dat er voldoende draagvlak is voor deze projecten onder bijdragers, bijvoorbeeld een groep ondernemers op een bedrijventerrein dat haar sociale gezicht wil laten zien.

Stap 2: Onderzoek of er draagvlak is voor jouw idee

Collectieve projecten hebben nut voor een groep mensen en kunnen dus per definitie rekenen op breed draagvlak. Als je twijfelt of er draagvlak zal zijn voor jouw project, dan is een aanvraag waarschijnlijk niet erg kansrijk. Mijn suggestie is om gewoon even rond te vragen bij collega ondernemers, scholen of andere bijdragers in jouw trekkingsgebied. Hoe groter het draagvlak, hoe sneller wij bij OfU overtuigd zullen zijn dat dit een geldige aanvraag is. Let op: het draagvlak hoort natuurlijk wel te komen van partijen die via de ozb niet-woningen een bijdrage leveren aan het Ondernemersfonds.

Stap 3: Zoek contact met de trekkingsgerechtigde

Als je een passend project hebt bedacht, kun je contact opnemen met de trekkingsgerechtigde. Dat is in de meeste gevallen een ondernemersvereniging, bijvoorbeeld van het plaatselijke winkelcentrum of bedrijventerrein. De contactgegevens van jouw trekkingsgerechtigde kun je op onze website vinden. Maak je plan bespreekbaar en wees flexibel. Dit is het moment waarop ondernemers en andere belanghebbenden in het gebied op elkaar aangewezen worden om samen tot een project te komen waar zoveel mogelijk partijen van kunnen profiteren. Tijdens deze gesprekken ontstaan de mooiste projecten. Het Ondernemersfonds in optima forma!

Dit is helaas ook het moment dat er veel mis kan gaan. Soms gaan initiatiefnemers er bij voorbaat al vanuit dat de ondernemersvereniging niets zal zien in zijn of haar project. Soms is gewoon niet duidelijk gemaakt wat het project behelst. Voor alle partijen geldt: verplaats je in de ander en wees creatief. Komen jullie er samen echt niet uit? Neem gerust contact op. We kunnen altijd meekijken.
Overleg voordat je een aanvraag indient met je trekkingsgerechtigde en ga na welke afspraken er zijn over de werkwijze. Die verschillen per trekkingsgerechtigde. In sommige gevallen neemt de trekkingsgerechtigde het nu over en zal de aanvraag indienen bij OfU. Zo niet, dan is het tijd om een aanvraag te gaan doen. Lees in het laatste geval verder.

Stap 4: Dien je aanvraag in via onze website

Fijn, je hebt een geschikt projectplan en je hebt steun van de trekkingsgerechtigde. Je kunt een aanvraag indienen! Ga naar de website en open het formulier. Wat we nodig hebben? Een korte beschrijving van de activiteit en een begroting. Indien je over offertes beschikt, willen we die graag hebben. Vraag je meer dan € 50.000 euro aan? Dan gelden er wat extra regels.

Heb je alles volledig ingevuld? Dan ontvang je automatisch een bevestiging van ontvangst met een samenvatting van de aanvraag. Behalve de indiener krijgen ook de contactpersonen namens de trekkingsgerechtigde een afschrift. Pas als de aanvraag geldig is bevonden door de fondsmanager, wordt deze in behandeling genomen. Er volgt opnieuw een automatische bevestiging. Vanaf dit moment wordt er een reservering aangemaakt voor de aanvraag in onze administratie, zodat hetzelfde geld niet twee keer aangevraagd kan worden.

Stap 5: Je ontvangt de toekenning met daarop de gegevens voor facturering

Voilà, je hebt een geldige aanvraag ingediend bij OfU. De fondsmanager controleert de gegevens en stuurt deze door naar het OfU-bestuur. Als drie van onze bestuursleden hun zegen hebben gegeven, ontvang je een digitaal ondertekende toekenning. Op de toekenning staat omschreven hoe leveranciers en dienstverleners te werk moeten gaan. Zij sturen hun facturen direct naar ons. Als wij facturen ontvangen kijken we naar vier dingen:

1. Staat de factuur op naam van Stichting Ondernemersfonds Utrecht?
2. Staat het projectnummer op de factuur?
3. Past het factuurbedrag binnen het projectbudget?
4. En past de factuur bij het project dat is aangevraagd?

Vervolgens vragen wij de trekkingsgerechtigde of de factuur akkoord is voor betaling. Kan de trekkingsgerechtigde bijvoorbeeld niet controleren of de werkzaamheden zoals afgesproken zijn uitgevoerd, dan is het misschien handiger als jij zelf ook even een berichtje ontvangt. Dat willen wij natuurlijk van tevoren weten. Het is een goed idee om hier goede afspraken over te maken vóórdat de facturen bij ons binnenkomen.

Bij twijfel: neem gerust even contact met ons op: info@ondernemersfondsutrecht.nl.